VISSELBLÅSARPOLICY HORNBACH BYGGMARKNAD AB

1. Bakgrund

Hornbach Byggmarknad strävar efter att utöva verksamhet på ett ärligt och lagligt sätt. Samtidigt är Hornbach medvetet om att alla organisationer kan råka ut för misskötsel. Hornbach anser att det är samtliga anställdas plikt att göra allt för att minimera risken för misskötsel inom organisationen samt att så snabbt som möjligt agera när brister upptäcks. Genom att uppmuntra till en öppen och ansvarstagande företagskultur är Hornbach övertygat om att situationer med missförhållanden och allvarliga händelser kan förebyggas. Hornbach förväntar sig att alla anställda rapporterar all misskötsel på arbetsplatsen, som gör att Hornbach som organisation inte lever upp till fastställda lagar och principer.

2. Syfte

Syftet med denna policy är att Hornbachs medarbetare ska känna sig trygga och veta att de kan rapportera missförhållanden och allvarliga händelser utan rädsla för negativa konsekvenser. Hornbachs anställda ska känna att deras anmälningar som görs enligt denna visselblåsarpolicy blir tagna på allvar samt att de hanteras professionellt och konfidentiellt.

Denna policy är avsedd att beskriva Hornbachs interna rapporteringskanal, vilka förhållanden som kan anmälas, hur du kan anmäla, på vilket sätt man skyddas, hur anmälan hanteras och utreds och vilket stöd man kan få.

Som medarbetare kan man lämna en muntlig och/eller skriftlig anmälan. Det måste alltid framgå att man använder sig av denna policy samt om den anställde önskar hålla sin identitet hemlig. Rapporterande person kommer att få en bekräftelse på sin anmälan samt information om de åtgärder som planeras och/eller vidtagits.

Hornbach är skyldigt att undersöka och hantera alla anmälningar rättvist, snabbt och konfidentiellt så långt det är möjligt. Undersökningens längd och omfattning kommer att bero av ärendets natur. En inledande undersökning genomförs för att besluta om det finns grund för att fortsätta undersökningen eller om det saknas grund för att fortsätta undersökningen på grund av att anmälan exempelvis är baserad på felaktig information.

3. Vem kan anmäla?

Denna policy gäller inte endast arbetstagare hos Hornbach. Uttrycket ”Medarbetare” innefattar före detta anställda, personer som kommer att vara anställda och även följande personer:

1) volontärer

2) praktikanter

3) personer som annars utför arbete under företagets kontroll och ledning

4) egenföretagare som t.ex. leverantörer

5) personer som ingår i företagets förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan och

6) aktieägare som är verksamma i bolaget

4. Vad ska anmälas?

Medarbetare uppmuntras att rapportera alla missförhållanden och allvarliga händelser som de uppfattar som överträdelser av lagar, riktlinjer, interna styrdokument eller liknande.

Företaget anser att följande punkter är exempel på missförhållanden och allvarliga händelser som bör rapporteras:

  • en kriminell handling har utförts, utförs eller riskerar att utföras.
  • en person har inte följt gällande lag, följer inte gällande lag eller riskerar att inte följa gällande lag.
  • en anställds hälsa och säkerhet har blivit hotad, är hotad eller riskerar att bli hotad.
  • en medarbetare har brutit mot, bryter mot eller riskerar att bryta mot företagets uppförandekod, se ”Hornbach Värden”.
  • miljön har farit illa, far illa eller riskerar att fara illa.
  • manipulation av redovisning eller finansiell data.
  • ekonomisk brottslighet såsom givande och tagande av muta, bedrägeri och förfalskning.
  • allvarliga former av diskriminering och trakasserier.
  • information om att någon av ovannämnda situationer medvetet undanhålls.

Policyn täcker inte angelägenheter så som mobbing, missnöje med lön, dåligt eller orättvist ledarskap, ineffektiva system eller brist i återkoppling angående utförande av arbetsuppgifter. Anställda som önskar ta upp frågor inom dessa områden ska i första hand vända sig till sin närmaste chef eller till personalchefen.

5. Hur anmäler jag?

Du kan göra din anmälan på följande sätt:

  • Skriftligen via följande länk: https://hornbach.integrityplatform.org/ Efter att du har följt länken kommer du att få välja bland två alternativ. Rapporten tas emot och hanteras inom Hornbach Byggmarknad AB, vilken är den primära interna kanalen som ska användas. Om du av någon anledning föredrar att koncernen Hornbach tar emot och behandlar din anmälan, kan du klicka på koncernens länk däri.
  • Muntligen genom att ringa till 031 – 77 99 216. Detta innefattar även en rätt att begära ett fysiskt möte inom skälig tid.

6. Kan man göra en anmälan anonymt?

Du kan välja att vara anonym eller uppge ditt namn. Inga IP-adresser loggas och systemet använder inte cookies. Väljer du att vara anonym kommer ingen inom företaget att efterforska din identitet. Det är viktigt att du har ärliga avsikter med din anmälan. Det är inte tillåtet att medvetet sprida falska rykten eller på annat sätt trakassera en medarbetare via systemet.

7. Vilket skydd får jag när jag anmäler?

Förutsatt att misstankar om misskötsel, oaktsamhet eller brister på arbetsplatsen är rapporterade i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, samt att det finns goda skäl att anta att ärendet är relevant och du har följt rutinerna för rapportering, kommer ärendet att hanteras enligt följande:

  • Du kommer inte utsättas för några trakasserier eller disciplinära åtgärder från Företaget som ett resultat av att du har rapporterat ett missförhållande.
  • Så långt som möjligt kommer bevis som kan härledas till dig att hållas sekretessbelagda.

Missbruk av den här policyn, till exempel genom att rapportera falska, ondsinta eller grundlösa anklagelser, betyder att du inte täcks av ovannämnda skydd.

8. Hur utreds min anmälan?

8.1 - Prövning av anmäla

  • Förutsatt att misstankar om misskötsel, oaktsamhet eller brister på arbetsplatsen är rapporterade i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, samt att det finns goda skäl att anta att ärendet är relevant och den anställde har följt rutinerna för rapportering, kommer ärendet att prövas. Du kommer, så långt det är möjligt, att informeras om vilka åtgärder Hornbach beslutar att ta och måste hantera sådan information som strikt konfidentiell.

8.2. - Tidsplan

  • Du kommer att få en bekräftelse på att rapporten är mottagen inom sju dagar från mottagandet, om inte du har avsagt sig bekräftelse eller mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja din identitet.Du kommer i skälig utsträckning få återkoppling om åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa inom tre månader från bekräftelsen eller, om någon bekräftelse inte har lämnats och det inte har berott på dig, sju dagar från mottagandet.

9. Personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen och de specifika regler som finns härom i visselblåsarlagen. Mer information finns via följande länk: Dataskydd

10. Vilken rådgivning kan jag få?

Om du önskar få information och råd avseende funderingar kring allvarliga missförhållanden eller brott mot EU-lagstiftning kontaktar du HORNBACH genom visselblas@hornbach.com eller per brev till Aröds Industriväg 66, 4127 05 Göteborg.

11. Information om extern rapportering

Enligt den nya visselblåsarlagen har du även möjlighet att larma om missförhållanden externt. En lista över de av regeringen utsedda myndigheterna hittar du under Myndigheter ska inrätta visselblåsarfunktioner - Regeringen.se